« Demain, t’es au bureau ? »
Somme toute anodine, cette question n’est plus motivée par les mêmes raisons qu’avant, mais elle l’est désormais pour des bonnes raisons. La crise sanitaire a modifié durablement nos habitudes de travail, ouvrant la possibilité de travailler de partout, et en particulier en dehors du bureau. Car finalement, ne peut-on pas tout faire à distance ? Les outils de productivité ne nous offrent-ils pas un ensemble consistant de fonctionnalités nous permettant d’effectuer notre travail ?
Et dans ce cas, que deviennent nos bureaux ? Que doivent-ils nous apporter de plus ? Et quel pourrait être le rôle de la technologie dans ces bureaux 3.0 ?
D’une fonction originelle « travailler » vers une plateforme d’échange au service des occupants.
Renforcée par une crise sanitaire sans précédent, la pratique du télétravail s’est généralisée, et s’inscrit désormais dans les nouvelles modalités du travail.
Cette transformation accélérée oblige les entreprises à revoir leurs codes culturels, à repenser leurs bureaux et leurs fonctions, à réinventer leur organisation pour mieux répondre aux attentes des collaborateurs en adoptant un mode de travail hybride.
On assiste donc à de nouvelles organisations et/ou gestion des espaces de travail. En effet, les tâches plus « individuelles » qui nécessitent souvent plus de concentration sont davantage réalisées « à la maison », tandis que les bureaux sont désormais utilisés pour faciliter la coopération, le travail en équipe.
Oui, le bureau devra être un lieu attractif pour encourager le retour des collaborateurs après des semaines d’activité à distance, mais pas seulement. Il doit devenir un outil de travail, participant activement à la productivité des collaborateurs, et intégrant un réel enjeu de qualité de vie, leur permettant d’exercer leur activité dans les meilleures conditions possibles.
Ainsi, la saine nécessité de transformer leurs bureaux offre aux entreprises qui s’y investissent, un levier capital pour renforcer leur culture d’entreprise, cultiver leur marque employeur, et privilégier l’intelligence collective.
Il faut donc privilégier une articulation priorisant les espaces collaboratifs (salle de réunions, de créativité) propices à la création, l’innovation et au mode projet, et espaces conviviaux (espace café, salle de jeux, espace détente) pour développer (ou redévelopper !) le lien social et la cohésion.
Par conséquent, l’immobilier d’entreprise doit se positionner en hub social et collaboratif, notre retour au bureau sera dorénavant motivé par les échanges spontanés et les confrontations d’idées.
À la maison la concentration, l’analyse et l’écrit, en entreprise le dialogue, la créativité et la coopération. Comme le dit le vieil adage : “Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin”Voilà qui pourrait enterrer le fameux débat télétravail vs bureau car à chaque espace sa fonction et sa temporalité. Et cela n’exclut en aucun cas de rester connecté et ouvert à la collaboration en télétravail, et de pouvoir ponctuellement s’isoler en entreprise si cela le nécessite. Il n’empêche que les bureaux permettent de cultiver la sociabilité et les liens informels qui réunissent les conditions du « mieux travailler ensemble ».
Flex office, smart office, meta office, quelle technologie existe pour nos bureaux et pour quel usage ?
Une fois n’est pas coutume, c’est aussi au travers d’une transformation numérique du bâtiment lui-même et l’apport de technologies que l’environnement de travail de demain doit se construire afin de répondre, d’accompagner ces changements et de proposer des services à valeurs ajoutées aux occupants.
Les champs d’application sont vastes : accueillir les collaborateurs et visiteurs dans les meilleures conditions, garantir la sécurité des occupants, contrôler la qualité de l’air, opérer qualitativement un passage au flex office, assurer le bon usage des espaces collaboratifs, promouvoir la communication interne dans les bâtiments, fournir une intégration avec les solutions métiers (SIRH, productivité, etc)…bref autant de sujets dont il faudra tenir compte.
L’accueil du bâtiment, place cardinale où tous les flux de personnes s’opèrent : les salariés, les externes, prestataires et fournisseurs, les plis, les colis… il faut investir ce lieu pour y apporter des services améliorant le quotidien :
- Installer un corner digital pour accompagner les collaborateurs dans la prise en main des outils et solutions, et adresser en direct leurs problématiques.
- Déployer des bornes tactiles pour le check-in et check-out des visiteurs, assurant ainsi une meilleure communication des informations auprès des hôtes mais également adresser le bon acquittement des normes et règles de sécurité du lieu.
- Installer des technologies de collecte intelligentes (tapis connectés, capteurs 3D, capteurs environnementaux) non intrusives pour piloter la performance des bâtiments, le suivi du parcours visiteurs, l’analyse de l’occupation, et contrôler les seuils de sécurité.
- Offrir aux collaborateurs la capacité de recevoir leurs colis sur leur lieu de travail : les nouveaux espaces de travail doivent évoluer pour répondre aux nouvelles habitudes adoptées dans la sphère privée. Un besoin simple qui nécessite d’être organisé pour que l’accueil ne se transforme pas en bureau de poste : déclaration, notification, réception, stockage… autant de processus à dématérialiser.
Les espaces de convivialité pourraient être à contrario dénués de technologie, et offrir un cadre de sobriété numérique. Ils pourraient également être transformés en espace informel de partage de contenu impromptu, en débord des salles de réunions pour répondre à des besoins d’instantanéité. Ces écrans non utilisés de façon active sont également de réels véhicules pour opérer sa communication interne auprès des occupants. Un usage équilibré pourrait apporter une bonne complémentarité à ces lieux informels.
Les espaces collaboratifs, salles de réunion, de créativité, d’innovation… nerf de la guerre et de la performance collective doivent s’équiper de solutions technologiques efficaces et facilement appropriables. Par exemple, de nombreuses solutions existent aujourd’hui, intégrant des tablettes tactiles à déployer devant les salles, connectés aux systèmes de messageries, à l’agenda de l’espace concerné ou encore au système de visio conférence. Ces tablettes permettent également d’interagir avec les réservations, d’optimiser la gestion des no-show, et de déclarer les incidents éventuels pour veiller au confort de tous les utilisateurs. De quoi faciliter la vie de toutes et tous ! (à condition de veiller à ce que chacun ait les moyens de la prise en main…) J
Enfin, les espaces de travail individuel subissent et nécessitent certainement la plus grande transformation, leur propre emprise au sol étant fortement diminuée lors du passage au Flex office, les nouvelles règles d’usage doivent donc être accompagnées et outillées. Deux grandes logiques sortent du lot, soit la réservation de son poste de travail, soit l’occupation d’une position de travail libre à un instant T.
De nombreux mécanismes existent et peuvent coexister pour assurer ces modes d’utilisation, de la réservation simple sur un portail, en passant par des QR Codes ou des bornes interactives pour gérer l’instantanéité et les mécanismes d’acquittement, jusqu’aux capteurs d’occupation positionnés sous les bureaux, dont les statuts sont remontés en live sur des cartes interactives.
Toutes ces solutions répondent à un double enjeu en termes d’usage et d’utilisation des données collectées. :
- Offrir aux occupants de ces différents espaces des interfaces simples et intuitives pour organiser leur journée sur le site et être les plus efficaces et créatifs possible.
- Permettre aux RH d’adapter les politiques télétravail et/ou les réponses RH aux besoins et aux spécificités de chaque équipe, d’assurer la sécurité de l’ensemble du corps social
- Donner une vision précise aux services généraux (i.e départements immobiliers) de l’utilisation réelle des différents espaces permettant l’amélioration continue de l’aménagement au plus proche des besoins et des usages des collaborateurs
Les aménagements de bureaux et les modes de travail connaissent donc de grandes mutations… et mon petit doigt me dit que ce n’est qu’un début…
Comment les bureaux s’adapteront-ils à l’arrivée de la réalité virtuelle et de la méta verse ? Il y a fort à parier qu’elles s’immisceront bientôt dans nos quotidiens professionnels avec cette volonté de rassembler toujours plus, en un même lieu, des personnes géographiquement éloignées pour construire un projet commun. To be continued donc ?
Enguerrand Babinet, Directeur BU Digitale
